Adeguamento nuova normativa per le acquisizioni di forniture e servizi (Empoli, Aprile 1996)
Modificato con deliberazione C.C. n.52 del 15/04/2002

approvato con delibera di Giunta Comunale n. 32 del 5/2/2003

Art. 1

La presente disciplina regolamentare, che adegua e integra il vigente Regolamento Comunale dei Contratti, regola l'attività contrattuale del Comune finalizzata all'acquisizione di forniture e servizi

Art. 2 - Previsione dei fabbisogni di beni e servizi per l'anno finanziario

1. Entro il 15 settembre di ogni anno, il Dirigente del settore, sulla base della dotazione di Bilancio e degli obbiettivi assegnati con il Piano Economico di Gestione, ove tali strumenti siano già stati approvati, e in mancanza, sulla base delle previsioni fatte dal Dirigente medesimo, invia alla Giunta Comunale e al settore n°4 - Servizio Contratti - ( o Settore n°2 - Ufficio Economato -) una relazione con la quale indica la consistenza del fabbisogno per beni e servizi da aggiudicare nel corso dei dodici mesi successivi, individuati per la qualità e/o il valore degli stessi.

2. Sulla base delle segnalazioni pervenute, la Giunta Comunale, entro il 15 novembre predispone la programmazione del fabbisogno complessivo ( a valere come autorizzazione a contrattare L.142/90 con l'applicazione L 77/95) e demanda al Servizio Contratti i1 compito di predisporre e pubblicare nei termini di legge il bando di gara indicativo previsto dalle vigenti disposizioni di legge in ambito nazionale e comunitario ( DPR n.573/1994, D.L.vo 358/1992, D.L.vo n.157/199 ).

3. La Giunta comunale, con le modalità di cui ai due commi precedenti può integrare o modificare nel corso dell'anno, di norma con periodicità trimestrale, la delibera di programmazione.

4. Qualora circostanze imprevedibili determinino la necessità di avviare una procedura contrattuale non prevista nel programma di cui all'art. 2 e l'urgenza non consenta il previo adeguamento del programma medesimo, il Dirigente del Settore, ai sensi del successivo art. 4, provvede motivatamente all'avvio della procedura.

5. Nei casi di cui al quarto comma, dell'avvio della procedura è data comunicazione alla Giunta Comunale nonché alla struttura organizzativa competente in materia di contratti ai fini dell'adempimento previsto dal presente Regolamento.

Art. 3 - Responsabile del procedimento e esercizio diritto di accesso

1 .Responsabile dei procedimenti disciplinati dal presente regolamento è il Dirigente della macro unità organizzativa del Comune, cioè del Settore. Per Dirigente del settore competente deve intendersi quello del settore fra le cui competenze rientra l'oggetto di gara.

2. Egli può, con determinazione individuare il responsabile del procedimento per ogni fornitura nel funzionario preposto all'unità organizzativa interessata. In qualsiasi ipotesi ciò non avvenga, il Dirigente Settore competente è qualificato anche, ai fini del presente regolamento, quale responsabile del procedimento. Il bando di gara e la lettera di invito dovranno indicare il nome del responsabile del procedimento

3. I responsabili di procedimento provvedono, ai fini delle valutazioni di congruità dei prezzi, alla ricognizione annuale dei prezzi di mercato di cui all'art. 2, comma 3, conferimento agli elenchi previsti dell'art. 6 della legge 24.I2.93 n. 537, come sostituito dall'art 44 comma 1 della legge 23.12.94n. 724.

4. Il procedimento di fornitura di beni e servizi si conclude nel termine di 120 giorni dalla pubblicazione del bando di gara alla aggiudicazione definitiva. Nel caso di trattativa privata e di fornitura in economia il termine si riduce a 60 giorni decorrenti dalla data di invito alle Ditte e si conclude con l'aggiudicazione.

5. Fatti salvi i termini previsti da leggi speciali, quelli ordinari di ricezione delle domande e delle offerte per le gare di importo inferiore alla soglia comunitaria non possono essere inferiori alla metà di quelli fissati per le gare di rilevanza comunitaria.

6. I soggetti interessati al procedimento di fornitura di beni e servizi possono chiedere la visione degli atti con istanza, anche verbale, rivolta al responsabile del procedimento e può chiedere copia degli atti facendone richiesta scritta, previo pagamento delle spese di riproduzione.
Nell'istanza il richiedente deve dimostrare l'interesse al procedimento.

7. Dalla visione degli atti e dal rilascio delle copie, in ogni caso, è esclusa fino all'aggiudicazione, l'informazione sull'elenco dei soggetti che hanno fatto richiesta di invito o che hanno segnalato il loro interesse nei casi di licitazione privata appalto-concorso e di gara informale che precede la trattativa privata.

8. Sono esclusi altresì la visione e il rilascio di copie di atti inerenti gli stati e le qualità personali dei concorrenti.

Art. 4 - Modalità per la fornitura di beni e servizi

1. Il dirigente del Settore cui compete la fornitura provvede:
- alla predisposizione della perizia comprendente l'individuazione dell'oggetto, la stima economica ai fini della prenotazione dell'ìmpegno di spesa, il Capitolato di oneri o il Capitolato Speciale di Appalto, con particolare riferimento alle specifiche tecniche dell'oggetto dell'appalto ed ai requisiti specifici da richiedere alle Ditte fornitrici;
- all'approvazione dell'elenco delle Ditte da invitare nel caso di ricorso alla trattativa privata.

2. Il settore n° 4 - Servizio Contratti - provvede:
- a curare la pubblicazione dell'avviso di gara secondo le modalità di legge e quelle previste nella deliberazione al precedente comma 1;
- entro 30 giorni dalla scadenza del bando di gara, provvede al riscontro di regolarità delle istanze e documentazioni pervenute rispetto alle prescrizioni ed ai termini fissati dal bando e formula l'elenco delle ditte da invitare e propone l'esclusione motivata delle Ditte che non possiedono i requisiti richiesti dal bando o che siano incorse in uno dei motivi di esclusione di cui all'art. 11 del D.L.vo n. 358/1992
- a diramare l'invito ai richiedenti ammessi alla gara;
- a comunicare al richiedente, a mezzo di lettera raccomandata R..R.., la decisione di non ammissione alla gara.

3. Il Capitolato Speciale di cui al primo comma, predispone dal Dirigente di Settore ed approvato dalla Giunta Comunale, deve contenere i seguenti elementi:

-a) oggetto della fornitura o della prestazione di servizi;
-b) caratteristiche tecnico-merceologiche;
-c) ammontare presunto della spesa sulla base di perizie tecniche aggiornate;
-d) criterio di aggiudicazione;
-e) termini e luogo della consegna;
-f) modalità di esecuzione, di controllo e collaudo;
-g) penalità applicabili per ritardo nelle consegne e per qualsiasi altra inadempienza;
-h) ogni altro obbligo posto a carico dei soggetti quali quelli relativi agli oneri fiscali o contrattuali (cauzione, imballo, trasporto, montaggio e simili).

Art. 5 - Bandi gare - Pubblicità

1. Il bando di gara indicativo delle forniture di beni e servizi in ambito nazionale (fino ad un totale di 750.000 ECU) è pubblicato, a norma dell'art. 6 del D.P.R. n. 573/1994:
a) integralmente all'albo pretorio del Comune;
b) integralmente su bollettino comunale o rivista specializzata o, in mancanza, sul B.U.R.T.;
c) per notizia, sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana;
d) per estratto, su due quotidiani a diffusione nazionale.

2. La pubblicazione all'Albo Pretorio deve avvenire per un periodo minimo di 20 giorni.

3. Qualora il valore di stima del totale delle forniture per beni e servizi sia pari o superiore a 750.000= ECU, il bando di gara indicativo deve prioritariamente essere inviato all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali della Comunità Europea. La relativa data di spedizione deve essere menzionata nelle altre forme di pubblicità sopradescritte.

4. I bandi di gara per l'aggiudicazione di forniture di beni e servizi in ambito nazionale (fino a 200.000= ECU) sono pubblicati integralmente all'Albo Pretorio del Comune e su bollettino comunale o rivista specializzata, in mancanza, sul B.U.R.T. o per estratto su un quotidiano. E' facoltà del Dirigente del Settore cui compete la fornitura indicare forme aggiuntive ed integrative di pubblicità, tenuto conto della natura e consistenza della fornitura.

5. I bandi di gara per l'aggiudicazione di fornitura di beni e servizi di importo pari o superiore a 200.000= ECU sono pubblicati integralmente sulla Gazzetta Ufficiale della Comunità Europea e sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana e, per estratto, su almeno due quotidiani a carattere nazionale e su un quotidiano avente particolare diffusione nella Regione.

6. Entro 30 gg. dalla stipulazione del contratto o dalla aggiudicazione definitiva della fornitura di beni e servizi deve procedere con le stesse modalità con cui è stato pubblicato il bando di gara pubblicare un avviso di aggiudicazione con il quale si rendono noti i risultati della gara.

Art. 6 - Modalità procedurali

1. Sulla base dei contenuti della deliberazione a contrattare di cui all'art.3 il Settore n. 4 -Servizio contratti- provvede alla pubblicazione dell'avviso di gara ed alla ricezione delle domande di ammissione delle imprese interessate e delle offerte nei seguenti termini:

a) PUBBLICO INCANTO- Termine di ricezione delle offerte:
- in ambito nazionale: 26 gg. dalla pubblicazione del bando;
- in ambito comunitario: 52 gg. dalla data di spedizione del bando di gara all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali della Comunità Europea;

b) LICITAZIONE PRIVATA - APPALTO CONCORSO
- Termini di ricezione delle domande di partecipazione:
- in ambito nazionale: 20 gg dalla pubblicazione del bando all'Albo Pretorio;
- in ambito comunitario: 37gg. dalla data di spedizione del bando di gara;

Termine di ricezione delle offerte:
- in ambito nazionale: 20 gg. dalla spedizione della lettera di invito;
- in ambito comunitario: 40 gg. dalla spedizione della lettera di invito.
Nei casi di urgenza può essere stabilito un termine di ricezione delle domande di partecipazione non inferiore a 15 gg. dalla data di pubblicazione del bando di gara e un termine di ricezione delle offerte non inferiore a 10 gg. dalla data di spedizione della lettera di invito.

2. La domanda di ammissione alla gara, redatta in competente bollo, deve contenere tutte le notizie ed indicazioni richieste dal bando di gara in originale o in copia autenticata. I documenti prodotti, sia in originale che in copia devono essere di data valida rispetto alla data di pubblicazione del bando.
3. Entro 30 gg dalla scadenza prevista del bando di gara, il responsabile del servizio contratti provvede al riscontro di regolarità delle istanze e documentazioni pervenute, formula l'elenco delle ditte da invitare e propone l'esclusione delle Ditte che non rispettano i termini ed i requisiti previsti dal bando o le condizioni previste dagli artt. 11, 12, 13, e 14 del D.L.vo n. 358/1992.

4. Sulla base della suddetta istruttoria formale, il Dirigente del Settore competente cui compete la fornitura verifica la sussistenza di particolari impedimenti o motivi, comunque risultanti da documentazioni possesso dell'Amministrazione o da provvedimenti adottati dalla stessa per inadempienze verificatesi in occasione di precedenti rapporti contrattuali tali da consigliare l'esclusione di alcune ditte richiedenti e, con propria determinazione stabilisce motivatamente l'elenco delle imprese ammesse alla gara e quello delle escluse. La decisione di non ammissione è comunicata agli interessati a mezzo lettera raccomandata R.R..

5. Le offerte hanno natura di proposta irrevocabile.

6. Nel caso di presentazione di due offerte aventi lo stesso oggetto, da parte dello stesso soggetto, viene presa in considerazione l'ultima in ordine di tempo.

7. Non sono ammesse offerte per telegramma, né offerte condizionate o espresse in modo indeterminato o con semplice riferimento ad altra offerta propria o di altri.

Art. 7 - Sistemi di affidamento

1. Le gare, sia ad asta pubblica che a licitazione privata, nonché le gare ufficiose che precedono la trattativa privata, sono aggiudicate in base ai seguenti criteri:

A) Per le forniture aventi rilevanza comunitaria (Art. 16 D.L.vo n. 358/1992);

A1) al prezzo più basso, qualora le forniture di beni e servizi che formano oggetto del contratto debbono essere conformi ad appositi Capitolati Speciali e a disciplinari tecnici;

A2) a favore dell'offerta economicamente più vantaggiosa , determinata in base ad una pluralità di elementi variabili, quali il prezzo, il termine di esecuzione o di consegna, il costo di utilizzazione, il rendimento, la qualità, il carattere estetico e funzionale, il valore tecnico, il servizio successivo alla vendita e l'assistenza tecnica. In tal caso, nel bando e nella lettera di invito dovranno essere indicati gli elementi variabili, formulati in termini di punteggi numerici in base all'importanza che il Dirigente del servizio competente vorrà attribuire a ciascun elemento, tenuto conto della specificità della fornitura. All'elemento prezzo non potrà essere attribuita un'incidenza inferiore al 60%.

B1) per gli appalti di fornitura di beni e servizi di rilevanza nazionale (R.D. 18.11.1923 n. 2440 - R.D. 23.5.1924 N. 827 - DPR 18.4.1994 N. 573);

B1) al prezzo più basso da confrontarsi con il prezzo base indicato nell'avviso di gara (art. 73 lett. C) R.D. 8257/19249, o mediante offerta a prezzi unitari;

B2) all'offerta economicamente più vantaggiosa (art. 8 DPR 573/1994).

2. Qualunque sia il criterio di aggiudicazione prescelto, il bando di gara e la relativa lettera di invito dovranno prevedere la facoltà per l'Amministrazione di escludere dalla gara le offerte che presentino un prezzo manifestamente ed anormalmente basso, con la procedura di cui all'art. 16, comma 3, del D.L.vo n. 358/1992.
3. Qualora si debba provvedere a forniture omogenee interessanti più settori, per . Dirigente del Settore interessato. Deve intendersi il . Dirigente del Settore prevalentemente interessato per valore e/o per competenza . e l'imputazione della spesa sarà fatta da parte dei diritgenti interessati sulle competenti voci di spesa.

Art. 8 - Trattativa privata

1. L'affidamento a trattativa privata per appalti di fornitura di beni e servizi è ammesso nei casi di cui all'art. 39 del vigente regolamento Comunale della disciplina dei contratti che qui si intendono richiamare.

2. L'affidamento a trattativa privata deve essere preceduto da gara informale alla quale devono essere inviate, di norma, almeno n. 10 Ditte.

3. I soggetti ai quali sono affidate le forniture di beni e servizi a trattativa privata devono possedere i requisiti di legge per l'aggiudicazione di appalti di uguale importo mediante pubblico incanto o licitazione privata.

Art. 9 - Commissioni di gara

1. All'esame delle offerte pervenute provvede apposita commissione di gara, costituita con provvedimento del Segretario Generale, così composta:

- Dirigente Settore competente Presidente
- Dirigente Settore Contratti o altro dipendente dello stesso settore designato dal Dirigente
- Dipendente appartenente al Settore di competenza designato dal relativo Dirigente

2. Svolge le funzioni di segretario un altro dipendente del settore competente alla fornitura /servizio, designato dal Dirigente.
3. Le gare ufficiose che precedono gli affidamenti a trattativa privata sono espletate dal Dirigente del Settore interessato o da altro responsabile di unità organizzativa interna al settore dallo stesso delegato, ed a due testimoni scelti dal Dirigente medesimo. Svolge le funzioni di Segretario un dipendente dello stesso settore.

Art. 10 - Commissioni di gara (per appalto - concorso di fornitura)

1. E' ammesso il ricorso al metodo dell'appalto-concorso quando, per particolari forniture, sia ritenuto conveniente avvalersi della collaborazione e dell'apporto di particolare competenza tecnica e di esperienza e professionalità specifica da parte dell'offerente.

2. Le Ditte prescelte sono invitate a presentare nei termini, nelle forme e nei modi stabiliti dall'invito, il progetto della fornitura, corredato dai relativi prezzi, con l'avvertimento che nessun compenso o rimborso di spese può essere comunque preteso dagli interessati.

3. L'aggiudicazione avviene, in base all'esame comparativo dei diversi progetti, all'analisi dei relativi prezzi, tenuto conto degli elementi tecnici ed economici delle singole offerte, da parte di apposita Commissione tecnico-comparativa così composta:

- Dirigente Settore competente - Presidente;
- Due esperti nella materia cui si riferisce la fornitura - componenti:

4. Svolge le funzioni di Segretario il dipendente dello stesso settore interessato all'acquisto.
La composizione di queste Commissioni si applica anche nella fattispecie di gare con il criterio .OFFERTE ECONOMICAMENTE PIU' VANTAGGIOSE. (ART. 16 Lett B DPR 358/92).

5. Nel caso di appalti di rilevanza tecnica- e/o economica si può integrare la Commissione con due membri esterni scelti tra i docenti universitari, tecnici della Regione, Provincia, USL, di altri Comuni, particolarmente competenti nelle specifiche materie oggetto della gara.

6. La nomina della Commissione è di competenza della Giunta Comunale su proposta del Dirigente di Settore competente.

Art. 11 - Stipulazione del contratto di fornitura di beni e servizi

1. Il contratto è sottoscritto dal Dirigente del settore interessato.

2. Si può prescindere dalla cauzione definitiva, quando si tratti di contratti di importo
non superiore a £ 20.000.000, IVA esclusa dalle forniture.

3. Le spese contrattuali sono ordinariamente a carico del contribuente. Possono essere asssunte dal Comune solo per disposizioni di Legge o previa esplicita motivazione riportata in atti formali.

4. La cauzione deve essere costituita in una delle seguenti forme:
- a) deposito presso il Tesoriere di numerario, vincolato per il ritiro al benestare dell'Ente;
- b) deposito presso il Tesoriere di titoli di Stato o garantiti dallo Stato, valutati a prezzo di borsa nel giorno del deposito;
- c) prestazione di specifica fideiussione bancaria o di altri istituti ed aziende autorizzati, ivi comprese le compagnie di assicurazione regolarmente autorizzate;

5. Il deposito cauzionale definitivo è svincolato e restituito al contraente soltanto a conclusione del rapporto, dopo che sia stato accertato il regolare soddisfacimento degli obblighi contrattuali;

6. Gli interessati eventualmente prodotti dai depositi definitivi sono liberamente esigibili dal depositante; comunque nessun onere per interessi può far carico all'Amministrazione.

Art. 12 - Controllo dell'esecuzione del contratto di fornitura di beni e servizi

1. Il controllo dell'esecuzione del contratto di fornitura di beni e servizi è demandato al responsabile del procedimento, sotto il coordinamento e la sorveglianza del Dirigente del settore.

2. A tale scopo il responsabile del procedimento accerta che l'esecuzione della fornitura
avvenga con le modalità e nei termini previsti dal Capitolato Speciale di Appalto o del capitolato d'oneri, e segnala tempestivamente al Dirigente eventuali disfunzioni, impedimenti o ritardi nell'esecuzione della stessa ai fini dell'assunzione dei provvedimentio ritardi nell'escussione della stessa ai fini dell'assunzione dei provvedimenti conseguiti ad alla applicazione della penale prevista in Capitolato.

3. Il Responsabile del procedimento accerta la regolare esecuzione della fornitura del bene o servizio e, qualora nulla osti, propone la liquidazione al Dirigente nel termine di 30 gg dall'attestazione di regolare esecuzione o, se successiva, dalla data di presentazione della fattura, accompagnata dalla documentazione indicata in contratto.

4. Il Dirigente del Settore con proprio atto dispone la liquidazione e lo svincolo dell'eventuale cauzione prestata.

Art. 13 - Subappalto

E' fatto divieto all'appaltatore, pena la decadenza del contratto e la perdita della cauzione, di cedere o subappaltare in tutto o in parte la fornitura o il servizio aggiudicatogli, ove tale facoltà non sia prevista dal bando di gara o dal capitolato speciale d'appello e salvo comunque espressa autorizzazione dell'Amministrazione.

Art. 14 - Atto di sottomissione e atto aggiuntivo

1. Qualora nel corso di esecuzione del contratto occorra un aumento o una diminuzione della prestazione, il contraente è obbligato ad assoggettarvisi, mediante atto di sottomissione, agli stessi patti e condizioni del contratto originario, sempre che le suddette variazioni siano contenute entro il quinto dell'importo contrattuale e non siano tali da mutare la natura della prestazione compresa nell'appalto.

2. Oltre detto limite si provvede con l'adozione di un atto aggiuntivo da parte del Dirigente responsabile del contratto stipulato nella stessa forma del contratto originario.

Art. 15 - Collaudo

1. Qualora l'oggetto del contratto riguardi forniture e servizi che devono avere particolari requisiti di natura tecnica, si procede, prima della liquidazione della spesa, al collaudo da parte di una commissione appositamente nominata con decreto del Segretario Generale composta da non meno di tre esperti.

2. Qualora tra i dipendenti non vi siano professionalità adeguate per la natura della prestazione dedotta nel contratto, il Segretario Generale, previa informazione alla Giunta comunale, dando espressa motivazione di tale assenza, nomina esperti esterni all'Amministrazione. A tal fine richiede la designazione di una rosa di nominativi agli Ordini ed Albi Professionali competenti per materia, ove esistenti. Ove le designazioni non siano pervenute nel termine assegnato, il Segretario Generale procede alla nomina prescindendo dalla stessa.

3. Il dirigente responsabile del Settore non può far parte della Commissione. Le funzioni di Segretario sono svolte da un dipendente del settore competente.

4. Gli incaricati del collaudo rispondono solidalmente, sotto il profilo patrimoniale, qualora l'inosservanza di prescrizioni tecniche abbia comportato l'inefficienza della fornitura o prestazione anche in relazione al costo sopportato.

FORNITURE DI BENI E SERVIZI IN ECONOMIA

Art. 16 - Individuazione delle forniture in economia

1. Si definiscono forniture in economia quelle relative all’acquisizione di beni e servizi necessari per la gestione diretta dei servizi comunali ai sensi dell’art. 113 del D.Lgs. 267/2000.

2. Le forniture in economia sono effettuate nei casi e secondo le modalità ed i limiti di importo previsti dal regolamento di semplificazione approvato con Decreto del Presidente della Repubblica del 20 agosto 2001, n. 384 “Regolamento di semplificazione dei procedimenti di spesa in economia.”;

Art. 17 - Procedura per la fornitura di beni e servizi in economia

1. Il responsabile del servizio predispone apposita relazione di massima nella quale illustra la fornitura del bene o del servizio da eseguire in economia e specifica il fabbisogno in termini di spesa.

2. La relazione è approvata con determinazione del dirigente responsabile del settore. Con la stessa determinazione vengono specificate e approvate: a) le modalità di esecuzione della fornitura; b) l’eventuale capitolato d’oneri; c) le modalità di pagamento; d) l’elenco delle ditte di invitare a rimettere offerta. Sempre con la medesima determinazione viene assunto l’impegno di spesa e nominato il responsabile del procedimento ai sensi della Legge 241/90.
3. Agli adempimenti descritti al punto precedente si provvede con Deliberazione di Giunta Comunale, qualora la fornitura da eseguire non sia prevista tra le attività esplicitate nel Piano Esecutivo di Gestione vigente per l’anno finanziario di riferimento.”.

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